איך מדפיסים מסמך אקסל גדול שנפרס על כמה עמודים?

בניתם מסמך אקסל מרשים שמציג את כל הנתונים החשובים – הוא נראה מרשים מאד והגיע הרגע לשחרר אותו ממסך המחשב דרך המדפסת אל מסמך פיזי. אבל, ברגע שבחרתם להדפיס את המסמך גיליתם שהוא הודפס בצורה לא ברורה ואתם לא מצליחים להבין איפה המסמך מתחיל ואיך לקרוא את הנתונים. אז מה עושים? אספנו בשבילכם כמה טיפים להצלחה.

תוכנת Microsoft Excel היא תוכנה יעילה ושימושית להצגת נתונים. אנחנו יכולים להציג בה נתונים מספריים רבים וכמובן גם לשלב נוסחאות ואפשרויות מתקדמות נוספות. במסמכים גדולים אנחנו יכולים גם לקבע את הכותרות, כך שנוכל לנווט מעלה ומטה במסמך ועדיין להבין בדיוק מהם הנתונים שאנחנו רואים.

הבעיה מתחילה כשאנחנו מבקשים להדפיס את המסמך ומגלים שמסמך מוצג בתצוגה לא תקינה: טור אחד או שניים בכל עמוד למשל. אפשרות אחרת היא שאם כבר הדפסנו אותו לרוחב אין לנו שום אפשרות להבין אילו נתונים מוצגים בכל עמוד ומה בדיוק אנחנו רואים לפנינו.

הבעיה אינה תקלה בתוכנה אלא טמונה בעובדה שתוכנת אקסל הינה תוכנה לעיבוד נתונים ולא תוכנה גרפית. בשורות הבאות נלמד איך באמצעות כמה צעדים פשוטים נוכל לגרום לתוכנת אקסל לחזור בכל עמוד על טורים ושורות מסוימים מתוך המסמך שיאפשרו לנו לנווט את דרכנו בתוך המסמך הגדול.

אז איך מדפיסים מסמך אקסל גדול?

כדי להדפיס מסמך אקסל גדול במיוחד, חשוב לשים לב לכמה נקודות מפתח שיאפשרו לנו להציג את כותרות הטבלה וכמובן להדפיס את המסמך בצורה הנכונה שתוכל להיות מוצגת בצורה נכונה גם לאחר ההדפסה.

כדי לטפל באותן נקודות חשובות – פתחו תחילה את המסמך שתרצו להדפיס בצורה תקינה.

כעת, עברו ללשונית של פריסת עמוד והקליקו על כפתור “כותרות להדפסה.”

בחלון שיופיע לפניכם, תחת סעיף “כותרות להדפסה” הקליקו על סמל החץ האדום המופיע ליד סעיף “שורות חוזרות בראש כל עמוד.”

בחרו בשורת הכותרת שתרצו להציג בכל עמוד כך שתוכלו להבין בכל רגע נתון מה הנתונים שמוצגים לפניכם. לאחר מכן הקליקו שוב על החץ האדום כדי לחזור למסך הבחירה.
 

לאחר שסיימתם את הפעולה הקליקו על  סמל החץ האדום המופיע ליד הכיתוב “בחירת טורים לחזרה” ובצעו את אותה הפעולה כמו בסעיף הקודם, רק שהפעם בחרו בטור שתרצו להציג בדף. לאחר ביצוע הפעולה הקליקו על “אישור” כדי לחזור למסמך.

בשלב זה כל שנותר הוא פשוט להדפיס את המסמך. לשם כך הקליקו על “קובץ” ובחרו באפשרות “הדפסה.” כדי שהמסמך יהיה נוח יותר לקריאה שנו את כיוון ההדפסה לרוחב במקום לאורך.

רגע לפני שאתם מדפיסים את המסמך מומלץ לוודא גם כי התצוגה אכן מתאימה לכם ולדפדף בין העמודים השונים על ידי שימוש במכווני הניווט המופיעים בחלקו התחתון של העמוד. לאחר מכן פשוט הקליקו על “הדפס.”

בפעם הבאה שאתם ניצבים לפני הדפסה של מסמך גדול, אל תשאירו את הבחירה לתוכנה ותקוו שהמסמך המודפס אכן יהיה קריא וברור. שימוש בכלי הכותרות להדפסה יכול לסייע לכם להדפיס כל מסמך בתוכנת אקסל, לא משנה כמה גדול ועמוס הוא, בצורה נוחה וברורה שתאפשר לכם לקרוא אותו בקלות ובנוחות בכל שלב.

צוות כחילה ישמח לעמוד לשרותך בכל שאלה או בקשה.

התקשרו עכשיו: 072-2466610